Подготовка склада к инвентаризации: 10 шагов

Инвентаризация проходит за день-два, но её точность определяется заранее. Смешанные паллеты, незакрытые документы, товар без этикеток, коробки неизвестно где: на неподготовленном складе в день пересчёта возникают десятки «расхождений», и большинство из них не потери, а просто беспорядок. На объяснение таких расхождений уходят следующие дни, а доверие к результату падает. На хорошо подготовленном складе пересчёт проходит быстро, а оставшиеся расхождения действительно заслуживают внимания.

Почему подготовка решает результат

Пересчёт только фиксирует нынешнее состояние склада. Если товар лежит не на своём месте, пересчёт его не найдёт или сосчитает дважды. Если документ опоздал, система показывает один остаток, а полка другой. Подготовка устраняет обе причины ещё до пересчёта. Она сокращает и объём работы: аккуратный склад считать быстро, а пересчитывать приходится реже. Каждый сомнительный случай в день пересчёта отнимает время, пока счётчики ждут.

Десять шагов

1. Определите ответственного и дату. За подготовку отвечает один человек, дата выпадает на период с наименьшими продажами и отгрузками.
2. Нарисуйте карту склада: зоны и ряды названы, за каждой зоной закреплён счётчик.
3. Заранее выгрузите остатки из учётной системы и разделите их по зонам на дату.
4. Закройте документы: все приходы, расходы и перемещения до даты должны быть в системе.
5. Отделите возвраты и брак на отдельное место, на них должны быть этикетки.
6. Принятый, но ещё не размещённый товар поставьте на отдельно обозначенную площадку.
7. Разберите смешанные паллеты: на паллете один товар, и он стоит на своём месте.
8. Отметьте товар без этикеток или с нечитаемыми этикетками, подготовьте новые.
9. Закройте открытые коробки или отметьте их отдельно и согласуйте правило пересчёта.
10. Проверьте оборудование: сканеры заряжены, света достаточно, запасные листы и ручки готовы.

Условный график: за две недели до пересчёта шаги 1–3, за неделю шаги 4–6, за три дня шаги 7–9, за день шаг 10 и инструктаж команды. Тогда накануне пересчёта не придётся спешить.

Остановка движения

Заранее договоритесь, каким будет движение товара во время пересчёта. Проще всего задать момент начала пересчёта (точка отсечения): документы до него входят в учёт, а последующие вносятся после пересчёта. Например, если пересчёт начнётся утром 20-го числа, в учёт идут движения, оформленные до 18:00 19-го числа, а прибывшие позже машины стоят на площадке «ожидание» и не считаются. Предупредите клиентов и поставщиков заранее, тогда они выберут другой день. Срочный заказ отправьте до начала пересчёта или внесите в отдельный список.

Команда и роли

Число счётчиков рассчитайте по объёму и закрепите их за зонами. В каждой зоне нужны две роли: счётчик и проверяющий, и это должны быть разные люди. Условный пример: шесть зон и по два человека в каждой, всего двенадцать; если зоны разного размера, в большую ставят больше людей. Проведите для команды краткий инструктаж: как считается товар, к кому обращаться в неясных случаях, куда записывается результат. Заранее поговорите и со своими сотрудниками: объясните, что пересчёт не наказание, а проверка рабочего процесса.

День пересчёта и после

Работайте по зонам: закончили зону, закрыли её и поставили отметку. После первого пересчёта результат сверяют с учётом, позиции с расхождением считает второй раз другой человек. Только после этого расхождение считается реальным. Если второй пересчёт не совпал с первым, проводят третий, и его контролирует сам ответственный руководитель. После пересчёта проанализируйте причины, исправляйте систему лишь тогда, когда пояснение написано и подписано, и зафиксируйте извлечённые уроки: в следующий раз подготовка пройдёт ещё быстрее.

Частые ошибки

• Утром в день пересчёта документы ещё не закрыты.
• Товар продолжает двигаться и во время пересчёта, точки отсечения нет.
• Счётчик и проверяющий — один человек.
• Расхождения вносят в систему без повторного пересчёта.

Вывод

Хорошая подготовка ускоряет пересчёт и повышает доверие к результату. SkladKontrol перед инвентаризацией осматривает объект, рассчитывает зоны и состав команды, а сам пересчёт проводит со сканерами, при необходимости ночью или в выходные.