Учёт упаковочных материалов: картон, плёнка, паллеты

Каждая коробка, каждый моток упаковочной ленты кажется дешёвым, поэтому их никто не считает. Но при большом числе отправок сумма за месяц набегает заметная. Условный расчёт: 150 отправок в день, по 2 коробки на каждую, цена коробки 1 500 сумов — это 450 000 сумов в день, за 22 рабочих дня около 9,9 миллиона сумов. И это только картон; лента, плёнка и наполнитель идут отдельно. Если десятая часть расхода уходит зря, за год несколько миллионов сумов просто превращаются в мусор. Любопытно, что на что именно ушли эти деньги, чаще всего никто не может показать.

Что учитывается

Список того, что нужно учитывать, короткий, но его необходимо записать:

• картон и коробки, отдельно по размерам;
• клейкая лента, стрейч-плёнка, лента для обвязки;
• наполнитель: бумага, воздушно-пузырчатая плёнка, пенопласт;
• этикетки, наклейки, знаки вроде «хрупкое»;
• паллеты: свои, арендованные и поставщика или клиента;
• многоразовые пластиковые ящики и контейнеры.

Для каждого вида нужны отдельное место, единица измерения (штука, рулон, кг) и ответственный. Для начала целый месяц просто записывайте приход и расход: по этим данным вы точнее определите норму расхода.

Норма расхода

Без нормы лишний расход не разглядеть. Для каждого вида отправки запишите простое правило: какой товар в какую коробку идёт, сколько мотков ленты расходуется, сколько оборотов плёнки на паллету. Затем в конце месяца считайте один показатель: расход на одну отправку = месячный расход ÷ число отправок. Если он растёт, ищите причину: для мелкого товара берут слишком большую коробку, плёнку мотают сколько вздумается, испорченные коробки меняют снова и снова. Правильный выбор размера коробки экономит дважды: уходит меньше и картона, и наполнителя.

Паллеты

Паллета — самое «теряющееся» имущество склада. Паллеты бывают трёх видов: свои, арендованные или обменные и чужие. Учитывайте каждый вид отдельно.

• При приёмке и отгрузке паллеты тоже пересчитываются и записываются в документ.
• Если есть обмен паллетами с клиентом или водителем, нужны чёткая договорённость и журнал возврата.
• Свои паллеты помечайте краской или номером.
• Сломанные паллеты отделяйте и решайте, ремонтировать их или списывать.
• Пустые паллеты лежат в одном месте, аккуратно сложенные в стопки.
• чтобы в зонах сборки и отгрузки паллет не оказалось мало, задайте минимальный запас.

Условный пример. В начале месяца в учёте было 400 паллет. За месяц клиентам ушло 60, вернулось 45. В конце месяца в учёте 385, а на складе стоит 370. Разница 15 паллет: надо выяснить, где они, иначе такая пропажа войдёт в привычку каждый месяц.

Хранение и выдача

Материалы хранят в запираемом месте, и ими управляет один ответственный. В начале смены нужное количество выдают по заявке, остальное остаётся на складе. Раз в неделю остаток пересчитывают и сверяют с расходом. При смене ответственного остаток передают по акту. Определите точку заказа: когда остаток меньше расхода за четыре-пять дней, оформляют новый заказ. Например, если в день уходит в среднем 300 коробок, а поставка занимает пять дней, заказ делают, когда остаток падает ниже 1 500 коробок, плюс небольшой страховой запас.

Повторное использование и отходы

Чистый и целый картон от пришедшего товара можно использовать повторно, но только если он не повреждён и старые этикетки заклеены. Для продуктов питания и хрупкого товара используйте только новые коробки. Остатки макулатуры и плёнки можно собрать и сдать: даже небольшая сумма лучше, чем ничего, но записывайте сданное количество и сумму.

Частые ошибки

• Картон и лента лежат «без учёта» у двери склада, каждый берёт сколько хочет.
• Паллеты при отправке не учитываются.
• Размеров коробок слишком много, и никто не знает, какую когда использовать.
• Макулатуру продают, но деньги и количество не записывают.

Вывод

Упаковочные материалы кажутся мелкой статьёй расходов, но и они требуют учёта и порядка. SkladKontrol при аудите склада рассматривает и такие «мелкие» потоки, а при инвентаризации основных средств можно описать ваши собственные паллеты и ёмкости.