Чистота и порядок: метод 5S

Во многих складах раз-два в год проводят «генеральную уборку»: все наводят порядок, склад неделю блестит, а потом всё возвращается. Метод 5S устроен наоборот: он делает порядок не праздником, а ежедневной привычкой. Он появился в Японии на производстве, но особенно подходит складу, ведь на складе время в основном уходит на поиск вещей. Метод состоит из пяти слов, и каждое из них — один простой шаг.

Пять шагов

1. Сортируй

Уберите с рабочего места ненужное. Здесь удобен метод красной бирки: на каждую вещь с неизвестным владельцем или сомнительной нужностью наклейте красную бирку, впишите дату и вопрос «почему это здесь». Вынесите такие вещи в отдельное место (красную зону) и подождите тридцать дней. Если за это время никто не спросил, вещь нужно продать, вернуть или утилизировать. На складе обычно находятся сломанные паллеты, старый картон, неработающий сканер, остатки образцов и товар «может, ещё понадобится».

2. Соблюдай порядок

У каждой вещи должно быть своё место, у каждого места — своё название. Наклейте этикетки на стеллажи, обозначьте на полу контур для тележки и гидравлической тележки, выделите места для инструментов (скотч, нож, сканер, плёнка): при методе «теневой доски» у каждого инструмента есть контурный рисунок, и отсутствие на месте заметно сразу. Чаще всего используемое кладите в зоне досягаемости. Проверка: найдёт ли новый сотрудник заказанную вещь за тридцать секунд?

3. Содержи в чистоте

Уборка нужна не только для чистоты, но и для проверки. Когда подметаете, находите течь масла, треснувший пол, ослабший болт, погнутую стойку стеллажа или не горящую лампу. Каждый убирает свою зону сам, не перекладывайте эту работу только на уборщика. Достаточно десяти минут в конце смены. Найдите источник грязи (пыль, проливы, течь с крыши) и устраните его, иначе каждый день придётся повторять одно и то же.

4. Стандартизируй

Превратите достигнутое на первых трёх шагах в правило. Сфотографируйте «правильное» состояние каждой зоны, повесьте как эталонное фото и рядом напишите короткий контрольный список. Формы этикеток, цвета и коды мест должны быть едиными. Стандарт не должен превышать одного листа А4, иначе его никто не прочитает.

5. Поддерживай

Самый трудный шаг: если привычка не закрепилась, за две недели всё сойдёт на нет. Раз в неделю проводите короткий пятиминутный аудит: десять вопросов, по каждому оценка от 1 до 5, результат вывешивайте на стене зоны. Руководитель тоже должен проходить проверку, иначе сотрудники не будут относиться к ней серьёзно. Повторяющийся недочёт начинайте разбирать не с поиска виноватого, а с поиска причины.

Что это экономит

Поиск вещей — незаметная потеря. Например, если сборщик 20 раз в день что-то ищет и каждый раз тратит по две минуты, это 40 минут, то есть около 8 процентов восьмичасовой смены. На десять сборщиков это 400 минут в день, почти целая смена одного сотрудника. После наведения порядка это время возвращается в сборку, и нанимать дополнительного человека не придётся. Сделайте расчёт сами: попросите сборщиков неделю записывать время, потраченное на поиск, результат часто оказывается больше ожидаемого.

Кроме того, порядок снижает число ошибок: в местах с этикетками товар не путается, на чистом стеллаже повреждение замечают вовремя, а в проходе без картона ходить безопасно.

С чего начать

Не начинайте со всего сразу. Выберите одну зону, например стол упаковки или один проход, и отведите на неё две-три недели. До начала и после сделайте фотографии: фото «до и после» лучше всего убеждают сотрудников. В первую неделю сортировка и порядок, во вторую уборка, в третью стандарт, в четвёртую первый аудит. Если результат есть, переходите к следующей зоне.

Частые ошибки: ограничиться разовой «праздничной уборкой», проводить внедрение без участия руководителя, наводить порядок ради красоты (бесполезный порядок) и обвинять сотрудников.

Вывод

5S недорог, но требует постоянного внимания: сортируй, соблюдай порядок, содержи в чистоте, стандартизируй, поддерживай. SkladKontrol в рамках услуги маркировки готовит и наклеивает штрих-коды и QR-этикетки для стеллажей и товара, что закрепляет шаг «соблюдай порядок».