Документооборот склада: кто, когда и что подписывает

Даже если товар на складе движется правильно, при отставании документов остаток в системе и на полке расходятся. В конце месяца бухгалтер и заведующий складом, занятые «закрытием» документов, задают друг другу много вопросов: когда пришёл этот товар, кто его принял, почему нет подписи, почему номер не совпадает. Проблема не в людях, а в том, что путь документа не определён. Когда путь ясен, большинство вопросов исчезает само, а закрытие месяца становится обычной работой.

Основные документы

Названия и формы документов зависят от договора и правил бухгалтерского учёта, поэтому точные формы согласуйте с бухгалтером. На складе обычно встречаются такие виды:

• приходный документ: товар принят на склад;
• расходный документ: товар отгружен или передан;
• внутреннее перемещение: товар перешёл с одного места на другое;
• возврат: от клиента или поставщику;
• акт: при обнаружении повреждения, недостачи или излишка;
• инвентаризационная ведомость;
• журнал смены с краткими записями.

Путь документа

Для каждого процесса запишите путь на одном листе и повесьте на стену или положите в общую папку.

Для приёмки: накладная, затем приёмочный лист (заполняет кладовщик), затем внесение в систему в тот же день, затем передача в бухгалтерию.

Для отгрузки: заказ, лист сборки, подпись проверяющего, документ отгрузки (с подписью водителя или клиента), закрытие в системе, передача в бухгалтерию.

На каждом шаге должно быть понятно три вещи: кто делает, по какому документу и в какой срок. Пункта «кто придётся» оставаться не должно.

Если документ и товар не совпадают, не закрывайте документ «примерно». Запишите разницу в акте, положите товар отдельно и в тот же день сообщите владельцу документа. В систему вносится фактическое количество, а разница поясняется актом.

Правило одного дня

Документ оформляют в тот же день, что и физическое движение, самое позднее к началу следующей смены. Это правило держит список открытых документов коротким. Каждый день в конце смены список просматривают: что осталось незакрытым и почему. Если один человек и пишет, и проверяет, контроля нет: даже на небольшом складе внесённый документ пусть проверяет другой сотрудник или заведующий.

Условный пример. Если к концу месяца накопилось 60 открытых документов, на приведение в порядок уйдёт два дня, к тому же причины расхождений забудутся. А 3–4 открытых документа в день закрываются за пятнадцать минут, пока причина ещё в памяти.

Подпись, копии и исправления

Человек, который подписывает, должен видеть то, что подписывает: кто передаёт и кто принимает, оба расписываются с фамилией и датой. Не выдавайте заранее подписанные пустые бланки: это самый лёгкий путь к злоупотреблениям. Ошибку не затирают, а зачёркивают одной линией, рядом пишут верный вариант и заверяют подписью. Номера документов идут подряд, пропускать номер нельзя; испорченный бланк не уничтожают, на нём пишут «аннулировано» и хранят. Число копий тоже определяют заранее: что остаётся у передающего, у принимающего, в бухгалтерии и на складе.

Бумага, электронные копии и архив

Бумажные документы могут работать вместе с электронной системой. Важные бумаги сканируйте и храните как файлы с названием по дате и номеру, делайте и резервную копию: тогда поиск одного документа занимает минуты. Фото документа на телефон поможет временно, но оригинал не заменит. Бумажные документы лежат в папках по виду и дате, на полке с пометкой. Срок хранения зависит от вида документа и правил бухгалтерского учёта: уточните его у бухгалтера или юриста, впишите на папку дату уничтожения и не выбрасывайте раньше срока.

Частые ошибки

• Документы оформляют «разом» в конце месяца.
• Раздают заранее подписанные бланки.
• Ошибку исправляют поверх, и непонятно, какой вариант верный.
• Один документ лежит в нескольких местах, и никто не знает, где оригинал.

Вывод

Документооборот — память склада: он сохраняет каждое движение товара с пояснением. Схема пути на небольшом складе умещается на одном листе, главное, чтобы её знали все. SkladKontrol при аудите склада проверяет, насколько документы и физическое движение соответствуют друг другу, а инвентаризация сопоставляет остаток по документам с реальным остатком.