Что такое контроль склада: ключевые показатели

Многие владельцы складов понимают под контролем камеры, охрану и инвентаризацию раз в год. Но все эти меры срабатывают уже после того, как проблема случилась. Настоящий контроль устроен иначе: в любой момент вы уверенно отвечаете на три вопроса.

Три вопроса контроля

Первый: где товар? У каждой позиции должен быть точный адрес (стеллаж, ряд, ярус), и он должен быть записан в системе. Второй: сколько его? Остаток в учёте обязан совпадать с фактическим количеством на полке. Третий: как быстро он движется? Товар, который уходит раз в месяц, нельзя хранить в том же месте и с тем же вниманием, что и товар, который уходит по десять раз в день.

Если на любой из этих вопросов вы отвечаете «примерно» или «спросим у бухгалтера», значит, контроля пока нет. Хорошая новость: чтобы его построить, не нужна дорогая система, достаточно привычки измерять.

Ключевые показатели

Чтобы отвечать на вопросы цифрами, хватит шести показателей:

• Точность остатков — в скольких из выборочно пересчитанных ячеек факт совпал с учётом. Например, пересчитали 200 ячеек, совпало 188 — точность 94 процента. Ориентир — 98 процентов и выше.
• Оборачиваемость запасов — на сколько дней хватает запаса. Если средний запас — 900 млн сумов, а себестоимость дневных продаж — 30 млн сумов, запаса хватает на 30 дней.
• Время приёмки — от приезда машины до момента, когда товар лежит на полке и виден в системе. Если оно долгое, товар, о котором клиенту сказали «нет в наличии», на самом деле стоит у ворот.
• Точность заказов — доля заказов, собранных без ошибок. Каждая ошибка — это возврат, повторная поездка и недовольный клиент.
• Доля недостач — потерянный, испорченный и списанный товар в общем остатке.
• Доля залежавшегося товара — позиции, по которым не было ни одного расхода 90 дней и дольше.

Это не значит, что нужны все сразу. Магазину важнее точность заказов, оптовой базе — оборачиваемость и время приёмки.

Как измерять

Показатель полезен, только если его каждую неделю считают одним и тем же способом. Один раз договоритесь об источнике данных: обычно это таблица прихода и расхода в 1С или Excel. Для точности остатков не обязательно пересчитывать весь склад. Если каждый день проверять 20–30 ячеек (циклический пересчёт), небольшой склад обойдётся за один-два месяца, а ошибки учёта найдутся, не дожидаясь конца года.

У каждого показателя должен быть хозяин: время приёмки — у приёмщика, точность заказов — у начальника смены сборки, точность остатков — у заведующего складом. Пока цифру никто не считает своей, она остаётся просто числом в таблице.

От цифры к решению

Сам по себе показатель ничего не меняет, его нужно связать с решением. Представьте: за месяц точность остатков упала с 97 до 91 процента, а расхождения сосредоточены в зоне сборки. Возможных причин три: товар неверно посчитали на приёмке, сборщики работали без сканера или товар положили не на то место. Чтобы найти причину, на следующей неделе пересчитайте десять позиций этой зоны с самыми большими расхождениями и посмотрите историю их движения. Обычно обнаруживаются два-три повторяющихся случая; устранив их, вы увидите, что цифра восстанавливается сама.

Частые ошибки

• Вводить больше десяти показателей сразу: в итоге не отслеживается ни один.
• Измерить один раз и бросить. Контроль — это динамика, а не одна фотография.
• Сравнивать несопоставимые периоды. Декабрьские продажи сравнивайте не с январём, а с декабрём прошлого года.
• Найти цифру и не спросить о причине. «Точность 94 процента» — это информация, а «откуда взялись 6 процентов расхождений» — основа для решения.

Вывод

Контроль склада — это не дорогая программа, а порядок: три вопроса, пять-шесть показателей и недельный ритм. SkladKontrol в ходе аудита склада находит места, где именно эти цифры ухудшаются, и показывает точки потерь в приёмке, хранении или отгрузке.