Ombor hujjatlari aylanishi: kim, qachon, nimani imzolaydi

Omborda tovar jismonan to'g'ri yursa ham, hujjat orqada qolsa, tizimdagi va javondagi qoldiq ajralib ketadi. Oy oxirida hujjatlarni "yopish" bilan band bo'lgan buxgalter va ombor mudiri bir-biridan ko'p narsa so'raydi: bu tovar qachon kelgan, kim qabul qilgan, nega imzo yo'q, nega raqam mos emas. Muammo odamlarda emas, hujjatning yo'li aniq belgilanmaganida. Yo'l aniq bo'lsa, ko'pchilik savollar o'zi yo'qoladi, oy yopilishi esa oddiy ishga aylanadi.

Asosiy hujjatlar

Hujjatlarning nomi va shakli shartnomaga hamda buxgalteriya qoidalariga bog'liq, shuning uchun aniq shakllarni buxgalter bilan kelishib oling. Omborda odatda quyidagi turlar uchraydi:

• kirim hujjati: tovar omborga qabul qilingani;
• chiqim hujjati: tovar jo'natilgani yoki topshirilgani;
• ichki ko'chirish: tovar bir joydan ikkinchisiga o'tgani;
• qaytarish: mijozdan yoki yetkazib beruvchiga;
• dalolatnoma: shikast, kamomad yoki ortiqcha tovar topilganda;
• inventarizatsiya vedomosti;
• smena jurnali, qisqa yozuvlar bilan.

Hujjat yo'li

Har bir jarayon uchun yo'lni bir varaqqa yozib, devorga yoki umumiy papkaga qo'ying.

Qabul uchun: yuk xati, so'ngra qabul varaqasi (omborchi to'ldiradi), so'ngra shu kuni tizimga kiritish, so'ngra buxgalteriyaga topshirish.

Jo'natish uchun: buyurtma, yig'ish varaqasi, tekshiruvchi imzosi, jo'natish hujjati (haydovchi yoki mijoz imzosi bilan), tizimda yopish, buxgalteriyaga topshirish.

Har bir qadamda uch narsa aniq bo'lsin: kim bajaradi, qaysi hujjat bilan va qaysi muddatda. "Kim bo'lsa" degan joy qolmasin.

Hujjat va tovar mos kelmasa, hujjatni "taxminan" yopib yubormang. Farqni dalolatnomada yozing, tovarni alohida joyga qo'ying va hujjat egasiga o'sha kuni xabar bering. Tizimga haqiqiy miqdor kiritiladi, farq esa dalolatnoma bilan tushuntiriladi.

"Bir kun" qoidasi

Hujjat jismoniy harakat bilan bir kunda rasmiylashtirilsin, eng kechi keyingi smena boshigacha. Shu qoida ochiq hujjatlar ro'yxatini qisqa saqlaydi. Har kuni smena oxirida ro'yxat ko'riladi: nima yopilmay qoldi va nega. Bir odam ham yozsa, ham tekshirsa, nazorat yo'q: kichik omborda ham kiritilgan hujjatni boshqa xodim yoki mudir tekshirsin.

Shartli misol. Oy oxirida 60 ta ochiq hujjat yig'ilsa, uni tartibga solish ikki kun oladi, ustiga farqlarning sababi unutilgan bo'ladi. Kuniga 3–4 ta ochiq hujjat esa o'n besh daqiqada yopiladi, sabab hali yodda turadi.

Imzo, nusxa va tuzatish

Imzo qo'yayotgan odam hujjatdagi narsani ko'rgan bo'lishi kerak: kim topshiradi va kim qabul qiladi, ikkalasi ham ism-familiyasi va sanasi bilan imzolaydi. Oldindan imzolangan bo'sh blanklar bermang: ular suiiste'mol uchun eng oson yo'l. Xato ustidan yozilmaydi, bir chiziq bilan chizib, yoniga to'g'risi yoziladi va imzo bilan tasdiqlanadi. Hujjat raqamlari ketma-ket bo'lsin, raqam o'tkazib yuborilmasin; buzilgan blank yo'q qilinmaydi, unga "bekor qilindi" deb yozilib, saqlanadi. Nusxalar soni ham oldindan belgilanadi: topshiruvchida, qabul qiluvchida, buxgalteriyada va omborda nima qolishi aniq bo'lsin.

Qog'oz, elektron nusxa va arxiv

Qog'oz hujjat bilan elektron tizim birga ishlashi mumkin. Muhim qog'oz hujjatlarni skanerlab, sana va raqam bilan nomlangan fayl sifatida saqlang, zaxira nusxasini ham qiling: shunda bitta hujjatni qidirish daqiqalar oladi. Telefon bilan olingan surat vaqtincha yordam beradi, lekin asl hujjat o'rnini bosmaydi. Qog'oz hujjatlar papkada tur va sana bo'yicha, tokchada belgi bilan turadi. Saqlash muddati hujjat turiga va buxgalteriya qoidalariga bog'liq: uni buxgalter yoki yurist bilan aniqlang, papkaga yo'q qilish sanasini yozib qo'ying va muddatidan oldin tashlamang.

Tez-tez uchraydigan xatolar

• Hujjatlar oy oxirida "bir yo'la" yoziladi.
• Oldindan imzolangan blanklar tarqatiladi.
• Xato ustidan yoziladi, qaysi biri to'g'ri ekani noma'lum.
• Bitta hujjat bir necha joyda turadi va qaysi biri asl ekanini hech kim bilmaydi.

Xulosa

Hujjat aylanishi omborning xotirasi: u tovarning har bir harakatini izoh bilan saqlaydi. Yo'l xaritasi kichik omborda ham bir varaqqa sig'adi, faqat u hammaga ma'lum bo'lishi shart. SkladKontrol ombor auditida hujjatlar va jismoniy harakat bir-biriga qanchalik mos kelishi tekshiriladi, inventarizatsiya esa hujjatdagi qoldiqni haqiqiy qoldiq bilan solishtiradi.