Пломба на машине и осмотр кузова

Когда машина подъезжает к рампе, водитель протягивает накладную, а вы торопитесь открыть кузов и начать разгрузку. Именно в этот момент решается дальнейшая судьба груза. Если пломба нарушена, а вы вскрыли кузов, ничего не записав, вопрос о недостаче чаще всего вернётся к вам: «Пока дверь не открыли, всё было в порядке». Проверка пломбы и кузова занимает две-три минуты, но это самый простой способ доказать, что произошло в пути.

Что доказывает пломба

Пломба — одноразовая метка на двери кузова или контейнера с уникальным номером. Отправитель ставит её после погрузки и записывает номер в накладную. Именно номер и целостность метки показывают, что дверь в пути не открывали. Пломба бывает пластиковой, тросовой или болтовой: тип согласуется с перевозчиком, а порядок проверки у всех одинаков. Принимающая сторона проверяет три вещи:

• номер пломбы совпадает с номером в накладной до последнего знака;
• пломба цела: не срезана, не приклеена заново, трос или фиксатор не заменены;
• пломба закреплена непосредственно на запоре двери, а не висит на соседнем крючке.

Если в документе номер пломбы вообще не указан, считайте это тоже ошибкой: проверять нечего.

Когда машина приехала: шаг за шагом

1. Поставьте машину у назначенной рампы и попросите заглушить двигатель. До подхода к кузову заберите у водителя накладную.
2. Запишите в журнал номер машины, фамилию водителя и время прибытия. Журналом может быть обычная тетрадь.
3. Пока дверь закрыта, сфотографируйте пломбу вблизи, чтобы читался номер.
4. Сверьте номер с накладной.
5. Снимите пломбу при водителе и не выбрасывайте её: приложите к накладной.
6. Прежде чем заходить внутрь, осмотрите кузов.

Там, где порядок отлажен, всё это укладывается в четыре-пять минут, и очередь у рампы не копится. Если водитель торопит, объясните порядок: он защищает и его самого.

Если пломба не совпадает или нарушена

Это ещё не значит, что груз потерян, но и закрывать глаза нельзя. Порядок такой:

• Остановите разгрузку и сообщите ответственному руководителю.
• Сфотографируйте пломбу, дверь и номер в накладной.
• Составьте акт в присутствии водителя: что увидели, когда, кто присутствовал. Попросите водителя подписать.
• Пересчитайте груз полностью хотя бы один раз, не выборочно, и сверьте с накладной.
• Решение, принимать груз или возвращать, зависит от условий договора и указаний руководства; по юридическим вопросам посоветуйтесь с юристом.
• В тот же день сообщите отправителю и перевозчику.

На что смотреть внутри кузова

Когда дверь открыта, до того как трогать груз, загляните внутрь: нет ли на полу воды или следов масла, не чувствуется ли запах или сырость, нет ли отверстий в крыше и стенах, не сдвинулся ли груз и не завалился ли он, нет ли постороннего товара, которого нет в заказе. Если груз требует температурного режима, запишите и показания прибора. Всё это станет доказательством для акта о повреждённом грузе, поэтому фотографировать нужно до того, как груз сдвинули.

При отгрузке порядок обратный

При отгрузке пломбу ставите вы сами, значит, и ответственность на вас:

• перед погрузкой осмотрите пустой кузов: чистый, сухой, без запаха, без остатков прошлого груза;
• за погрузкой пусть следит отдельный человек или сверяет её ход по погрузочному листу;
• запишите номер пломбы в документ отгрузки и сфотографируйте закрытую пломбу;
• передайте водителю копию документа, а получателю заранее сообщите номер.

Сами пломбы тоже требуют контроля. Храните их под замком, учитывайте каждую по номеру, записывайте, кому и когда выдана. Например, если условно получено 50 пломб, использовано 18, остаток должен быть 32. Если появилась разница, кто-то взял пронумерованную метку без контроля.

Частые ошибки

• Номер пломбы в накладной «допишем потом».
• Срезанную пломбу выбрасывают, и доказательство исчезает.
• Дверь открывает сам водитель без присмотра.
• Пломбы лежат в ящике стола на виду.

Вывод

Проверка пломбы чётко обозначает границу ответственности между приёмкой и отгрузкой. SkladKontrol при аудите склада смотрит, как проходят приёмка и отгрузка, в том числе совпадают ли номера пломб и документы, а инвентаризация помогает определить, на каком этапе возникает недостача.