Оформление повреждённого груза при приёмке

Машина стоит у ворот, водитель торопится, у паллеты помят угол, несколько коробок отсырели. Именно в эту минуту приёмщик решает: поставить «чистую» подпись или оформить повреждение. Если подписать без отметки, убыток переходит на склад, потому что позже уже не докажешь, где и кем был повреждён груз. Ниже по шагам описано, что делать в эту минуту.

Первые минуты: остановитесь и отделите

Как только вы заметили повреждение:

• Остановите разгрузку или отделите повреждённую паллету от остальных.
• Задержите водителя, пока не составлен документ, и не давайте ему уехать.
• Не оставайтесь один: позовите начальника смены или второго сотрудника в качестве свидетеля.
• Не ставьте «чистую» подпись на накладной.

Если оформить повреждение без промедления, дальнейший разговор и с поставщиком, и со страховой компанией или перевозчиком будет проще.

Оформление: фото и акт

Как фотографировать

Фото — самое сильное доказательство, но только если оно сделано правильно. Нужно не меньше пяти кадров:

1. Общий вид с номером машины.
2. Расположение груза: открытый кузов и паллеты.
3. Повреждённая паллета или коробка так, чтобы были видны этикетка или номер.
4. Крупный план повреждения, рядом линейка или рука, чтобы был понятен размер.
5. Пломба, упаковка и этикетки.

Телефон сам сохраняет время съёмки, поэтому достаточно добавить в имя файла номер документа. Помогает и минутное видео: оно показывает, что груз действительно выгружен из этой машины.

Что должно быть в акте

Акт может быть в свободной форме, но в нём обязательно указывают:

• дату, время и место приёмки;
• поставщика, номер документа, данные машины и водителя;
• название, артикул и количество повреждённого товара (штуки или коробки);
• описание повреждения: помято, отсырело, разбито, нарушена пломба;
• предполагаемую причину, если она очевидна (при перевозке или при разгрузке);
• подписи приёмщика, водителя и свидетеля, к акту прикладывают фотографии.

Если водитель отказался подписывать, запишите это в акте и попросите свидетеля подтвердить. Составьте акт минимум в двух экземплярах: один отдаётся водителю, другой остаётся на складе. Скан акта и фотографии отправьте поставщику в тот же день по электронной почте или в Telegram: время отправки тоже станет доказательством. Кроме того, сделайте отметку на самой накладной: «принято с повреждением, акт № … прилагается».

Что делать с повреждённым товаром

Принятый повреждённый товар не должен смешиваться со здоровым. Положите его в отдельное, обозначенное место для брака и наклейте этикетку: «Повреждён, не продаётся». В системе тоже заводится отдельный статус или отдельный склад, чтобы основной остаток не завышался, а сборщики не включили этот товар в заказ.

Решение с поставщиком согласуют в течение одного-двух дней: возврат, замена, оставить товар со скидкой или принять и списать. Если товар неделями лежит в зоне брака, вместе с ним «забывается» и проблема, а срок претензии проходит.

Скрытые повреждения

Иногда коробка выглядит целой, а внутри разбито. Вскрыть каждую коробку невозможно, поэтому из каждой партии вскрывайте несколько для выборки, а в договоре заранее пропишите срок, в который можно сообщить о скрытом дефекте. Если склад находит повреждение позже: остановите работу, сфотографируйте, не выбрасывайте упаковку, укажите в акте «обнаружено при вскрытии» и в тот же день сообщите поставщику.

Учёт повреждений

Акты не должны лежать в папке без движения. Переносите их в простую таблицу: дата, поставщик, перевозчик, товар, вид повреждения, сумма и решение. В конце месяца посмотрите на таблицу: возможно, большая часть повреждений приходит от одного перевозчика или от слабой упаковки одного поставщика. Тогда жалоба «опять привезли битый груз» превращается в конкретное требование: усилить упаковку, обернуть паллету плёнкой или прислать другую машину. Сумма потерь в таблице тоже становится аргументом, который можно использовать при пересмотре цен и условий.

Вывод

Правило оформления повреждений короткое: сфотографируйте, отделите, составьте акт и в тот же день сообщите. SkladKontrol при аудите склада проверяет процесс приёмки и помогает найти, где повреждения остаются неоформленными.