Проверка накладной поставщика

Подписать накладную поставщика — значит от имени склада признать: «да, столько товара поступило». После подписи доказать расхождение трудно, а часто и невозможно. Поэтому первое условие приёмки простое: запись в документе должна совпадать с реальным товаром. Проверка занимает несколько минут, а если её пропустить, придётся месяцами искать недостачу.

Что проверять в накладной

Возьмите документ у водителя у ворот и пройдите по пунктам:

• Реквизиты — название поставщика, ИНН, номер и дата договора, а в качестве получателя ваша компания. Документ, оформленный на другое юридическое лицо, потом создаст проблемы в бухгалтерии.
• Наименование и артикул — совпадают ли они с заказом на закупку. Чаще всего путаются похожие названия, например «кабель 2x1,5» и «кабель 2x2,5».
• Единица измерения — штуки, коробки, килограммы, метры. Поставщик пишет в коробках, вы считаете в штуках: в «10 коробках» может быть 50 штук, а «10 штук» — совсем другое.
• Количество — не превышает ли оно заказ, верно ли подсчитан итог по столбцу.
• Цена и сумма — соответствие согласованному прайсу, правильно ли выделен НДС, итоговая сумма.
• Партия, серия и срок годности — для лекарств, продуктов и химии эта графа обязательна.
• Водитель и машина — данные в документе должны совпадать с реальной машиной.

Порядок проверки

1. Получите документ до начала разгрузки, пока водитель не уехал.
2. Просмотрите реквизиты и общее число позиций.
3. Сверьте каждую строку с заказом на закупку.
4. Посчитайте товар и впишите фактическое количество рядом с документом от руки.
5. Если есть расхождение, до подписи сделайте отметку или составьте акт о расхождении.
6. Только после этого ставятся подпись и печать; один экземпляр остаётся на складе.

Даже если поставщик прислал электронную счёт-фактуру, она не заменяет физическую проверку: электронный документ коробки не пересчитывает.

Практический пример

Допустим, на базу стройматериалов привезли плиточный клей. В документе написано: «Клей, 25 кг, 40 мешков». В машине действительно 40 мешков, но у трёх содержимое отсырело и затвердело. Если вы просто сосчитаете количество, всё выглядит правильно. Верный путь другой: сфотографируйте повреждённые мешки, отложите их отдельно и впишите в документ «принято 37 мешков, 3 мешка непригодны». Водитель подписывает, поставщику в тот же день уходит сообщение. В итоге вы не платите за три мешка и не ставите негодный товар на стеллаж.

Если документ не совпал с товаром

Самый опасный ответ — «пока подпишем, потом исправим». Действуйте так:

• Недостача или излишек. Впишите в документ «фактически принято: …» и подпишите вместе с водителем либо составьте акт о расхождении. Поставщик выдаёт корректирующий документ.
• Расхождение цены. Принимайте товар, но остановите документ на оплату и сообщите отделу закупок.
• Другой товар. Позицию, которой нет в заказе, не принимайте либо отложите отдельно и дождитесь решения.
• Короткий срок годности. Если он меньше минимального, согласованного в договоре, вы вправе отказаться от приёмки.

О каждом расхождении поставщику сообщают в тот же день. Претензия, написанная через неделю, чаще всего остаётся без внимания. Раз в месяц просматривайте записи о расхождениях: сколько их выявлено у каждого поставщика — самый сильный аргумент в следующих переговорах по договору.

Как ускорить проверку

Ускоряться не нужно за счёт порядка, достаточно лучше готовиться:

• Попросите у поставщика электронную копию накладной в момент выезда машины: документ будет проверен в системе заранее.
• Свяжите артикулы поставщика с вашими в таблице соответствия в 1С или Excel, чтобы не тратить время на поиск строки.
• У приёмщика должен быть заказ на закупку (на бумаге или в сканере).
• Если при сканировании штрих-кода появляется позиция, которой нет в заказе, система должна предупредить.

Вывод

Проверка накладной — самая дешёвая часть приёмки: пока машина стоит у ворот, можно исправить всё, а после подписи почти ничего. SkladKontrol при аудите склада сверяет приёмочные документы с фактическим приходом и показывает, где и у каких поставщиков расхождения повторяются.